Automaatne konteerimine (Smart Accounting) arveridade lõikes
Juhend selgitab, mis on arveridade lõikes automaatne konteerimine, kuidas see toimib ning kuidas seda seadistada ja igapäevaselt kasutada.
Mis on automaatne konteerimine arveridade lõikes?
Automaatne konteerimine ehk Smart Accounting on intelligentne funktsioon, mis tuvastab tarnija varasemate arvete ridade kirjelduste alusel uue ostuarve read ning täidab raamatupidamisandmed (Konto ja Dimensioonid) automaatselt.
Põhiomadused ja loogika:
Intelligentne tekstituvastus: Ridade vastavus määratakse rea kirjelduse (mitte järjekorranumbri) järgi. Süsteem saab aru sarnastest kirjelduse reeglitest – näiteks tuvastatakse tekstid "Sidekulu - Mai" ja "Sidekulu - Juuni" ühe ja sama teenusena.
Tarnijapõhine mälu: Süsteem analüüsib ainult sama tarnija varasemaid arveid konkreetse ostja lõikes.
Rida-rea haaval hindamine: Iga arve rida hinnatakse eraldi. Kui arvel on näiteks 3 rida, võib süsteem täita automaatselt 2 rida ning jätta 1 rea tühjaks.
Automaatne õppimine: Süsteem õpib igast tegevusest. Kui muudad süsteemi pakutud kontosid või dimensioone käsitsi, jätab süsteem uued valikud meelde järgmiste arvete jaoks.
Reeglid ja eeltäitmise prioriteet
Süsteem juhindub andmete täitmisel järgmistest reeglitest:
Automaatsed mallid: Kui kliendile/tarnijale on seadistatud automaatne konteerimismall, rakendatakse alati malli reegleid. Selliste arvete puhul täiustatud automaatne konteerimine ei käivitu ega kirjuta malli andmeid üle.
Automaatne tuvastus: Kui automaatset malli määratud ei ole, käivitub ajalooliste andmete analüüs ja süsteem täidab väljad varasemate ostuarvete põhjal.
Pange tähele: Kui aktiveerida automaatne konteerimine, ei ole enam võimalik arvel kasutada nuppu "Rakenda malli". Süsteem õpib arve konteerimist jooksvalt ise.
Seadistamine (Kuidas sisse lülitada?)
Funktsiooni aktiveerimiseks toimige järgmiselt:
Liikuge menüüsse: Üldinfo -> Arve seaded -> Ostuarvete seaded.
Otsige üles blokk Konteerimine.
Aktiveerige valik: Täiustatud automaatne konteerimine arveridade lõikes.
Kasutamine samm-sammult
Samm 1: Arve avamine ja automaattuvastus
Kui avate uue ostuarve, kontrollib süsteem esmalt automaatse malli olemasolu.
Malli puudumisel analüüsib süsteem tarnija ajaloolisi andmeid ja täidab sobivad väljad.
Visuaalne vihje: Automaatselt täidetud Konto ja Dimensiooni väljad tõstetakse visuaalselt esile eristava taustavärviga.
Samm 2: Automaatsete konteeringute salvestamine
Oluline reegel: Kui kontod ja dimensioonid on lisatud automaattuvastuse poolt, tuleb arve enne edasist töötlemist või käsitsi täiendamist salvestada, et süsteemi pakutud konteering jääks paika.
Samm 3: Puuduvate või uute ridade käsitsi täitmine
Kui arvel on uued read või süsteem ei leia rea kirjeldusele vastavust, jäävad konto ja dimensiooni väljad tühjaks.
Toimimise järjekord:
Salvestage olemasolevad (automaatselt täidetud) konteeringud arve lõpus oleva "Salvesta" nupuga.
Täitke tühjaks jäänud väljad käsitsi.
Salvestage arve uuesti. Süsteem jätab teie sisestatud uued valikud meelde järgmiste arvete tarbeks.