Автоматическая проводка (Smart Accounting) в разрезе строк счёта
Руководство объясняет, что такое автоматическая проводка в разрезе строк счёта, как она работает, а также как её настроить и использовать в повседневной работе.
Что такое автоматическая проводка в разрезе строк счёта?
Автоматическая проводка, или Smart Accounting — это интеллектуальная функция, которая определяет строки нового счёта на оплату на основе описаний строк из предыдущих счетов этого поставщика и автоматически заполняет бухгалтерские данные (Счёт и Измерения).
Основные характеристики и логика:
Интеллектуальное распознавание текста: Соответствие строк определяется по описанию строки (а не по её порядку). Система распознаёт похожие правила описаний — например, тексты «Связь - Май» и «Связь - Июнь» распознаются как одна и та же услуга.
Память по поставщикам: Система анализирует только предыдущие счета того же поставщика в разрезе конкретного покупателя.
Построчная оценка: Каждая строка счёта оценивается отдельно. Если в счёте, например, 3 строки, система может автоматически заполнить 2 строки и оставить 1 строку пустой.
Автоматическое обучение: Система учится на каждом действии. Если вы вручную изменяете предложенные системой счета или измерения, система запоминает новые варианты для следующих счетов.
Правила и приоритет автозаполнения
При заполнении данных система руководствуется следующими правилами:
Автоматические шаблоны: Если для клиента/поставщика настроен шаблон автоматической проводки, всегда применяются правила шаблона. Для таких счетов усовершенствованная автоматическая проводка не запускается и не перезаписывает данные шаблона.
Автоматическое распознавание: Если автоматический шаблон не задан, запускается анализ исторических данных, и система заполняет поля на основе предыдущих счетов на оплату.
Обратите внимание: При активации автоматической проводки кнопка «Применить шаблон» в счёте становится недоступной. Система самостоятельно учится проводке счетов в процессе работы.
Настройка (Как включить?)
Для активации функции выполните следующие действия:
Перейдите в меню: Общая информация -> Настройки счетов -> Настройки входящих счетов.
Найдите блок Проводка.
Активируйте опцию: Усовершенствованная автоматическая проводка в разрезе строк счёта.
Пошаговое использование
Шаг 1: Открытие счёта и автораспознавание
При открытии нового входящего счёта система сначала проверяет наличие автоматического шаблона.
При отсутствии шаблона система анализирует исторические данные поставщика и заполняет подходящие поля.
Визуальная подсказка: Автоматически заполненные поля «Счёт» и «Измерения» визуально выделяются отличающимся цветом фона.
Шаг 2: Сохранение автоматических проводок
Важное правило: Если счета и измерения добавлены с помощью автораспознавания, счёт необходимо сохранить перед дальнейшей обработкой или ручным дополнением, чтобы предложенная системой проводка зафиксировалась.
Шаг 3: Ручное заполнение недостающих или новых строк
Если в счёте есть новые строки или система не находит соответствия для описания строки, поля счёта и измерений остаются пустыми.
Порядок действий:
Сохраните существующие (автоматически заполненные) проводки с помощью кнопки «Сохранить» в конце счёта.
Заполните оставшиеся пустыми поля вручную.
Сохраните счёт повторно. Система запомнит введенные вами новые варианты для следующих счетов.