Automātiskā grāmatvedības iegrāmatošana (Smart Accounting) pa rēķina rindām
Šajā rokasgrāmatā ir paskaidrots, kas ir automātiskā iegrāmatošana pa rēķina rindām, kā tā darbojas, kā to iestatīt un kā izmantot ikdienas darbā.
1. Kas ir automātiskā iegrāmatošana pa rēķina rindām?
Automātiskā iegrāmatošana jeb Smart Accounting ir inteliģenta funkcija, kas, balstoties uz piegādātāja iepriekšējo rēķinu rindu aprakstiem, atpazīst jaunā saņemtā rēķina rindas un automātiski aizpilda grāmatvedības datus (Konts un Dimensijas).
Galvenās iezīmes un loģika:
Inteliģentā teksta atpazīšana: Rindu atbilstība tiek noteikta pēc rindas apraksta (nevis pēc kārtas numura). Sistēma saprot līdzīgus apraksta noteikumus – piemēram, teksti "Sakaru pakalpojumi - Maijs" un "Sakaru pakalpojumi - Jūnijs" tiek atpazīti kā viens un tas pats pakalpojums.
Piegādātāja atmiņa: Sistēma analizē tikai tā paša piegādātāja iepriekšējos rēķinus konkrētā pircēja griezumā.
Novērtēšana rindu pa rindai: Katra rēķina rinda tiek novērtēta atsevišķi. Ja rēķinā ir, piemēram, 3 rindas, sistēma var automātiski aizpildīt 2 rindas un atstāt 1 rindu tukšu.
Automātiskā mācīšanās: Sistēma mācās no katras darbības. Ja manuāli maināt sistēmas piedāvātos kontus vai dimensijas, sistēma iegaumē jaunās izvēles nākamajiem rēķiniem.
2. Noteikumi un priekšnoteikumu prioritāte
Aizpildot datus, sistēma vadās pēc šādiem noteikumiem:
Prioritāte #1 — Automātiskās veidnes: Ja klientam/piegādātājam ir iestatīta automātiskā iegrāmatošanas veidne, vienmēr tiek piemēroti veidnes noteikumi. Šādiem rēķiniem uzlabotā automātiskā iegrāmatošana netiek aktivizēta un nepārraksta veidnes datus.
Automātiskā atpazīšana: Ja automātiskā veidne nav noteikta, tiek aktivizēta vēsturisko datu analīze, un sistēma aizpilda laukus, balstoties uz iepriekšējiem saņemtajiem rēķiniem.
Ņemiet vērā: Ja tiek aktivizēta automātiskā iegrāmatošana, rēķinā vairs nav iespējams izmantot pogu "Piemērot veidni". Sistēma pati pastāvīgi mācās rēķinu iegrāmatošanu.
3. Iestatīšana (Kā ieslēgt?)
Lai aktivizētu funkciju, rīkojieties šādi:
Dodieties uz izvēlni: Vispārīgā informācija - Rēķinu iestatījumi - Saņemto rēķinu iestatījumi.
Atrodiet sadaļu Iegrāmatošana.
Aktivizējiet izvēli: Uzlabotā automātiskā iegrāmatošana pa rēķina rindām.
4. Lietošana pa solim
1. solis: Rēķina atvēršana un automātiskā atpazīšana
Atverot jaunu saņemto rēķinu, sistēma vispirms pārbauda, vai pastāv automātiskā veidne.
Ja veidnes nav, sistēma analizē piegādātāja vēsturiskos datus un aizpilda atbilstošos laukus.
Vizuālais pavediens: Automātiski aizpildītie Konta un Dimensiju lauki tiek vizuāli izcelti ar atšķirīgu fona krāsu.
2. solis: Automātisko iegrāmatojumu saglabāšana
Svarīgs noteikums: Ja kontus un dimensijas ir pievienojusi automātiskā atpazīšana, rēķins pirms turpmākās apstrādes vai manuālas labošanas ir jāsaglabā, lai sistēmas piedāvātais iegrāmatojums paliktu spēkā.
3. solis: Trūkstošo vai jauno rindu manuāla aizpildīšana
Ja rēķinā ir jaunas rindas vai sistēma neatrod atbilstību rindas aprakstam, konta un dimensiju lauki paliek tukši.
Darbību secība:
Saglabājiet esošos (automātiski aizpildītos) iegrāmatojumus, izmantojot rēķina beigās esošo pogu "Saglabāt".
Manuāli aizpildiet tukšos laukus.
Saglabājiet rēķinu vēlreiz. Sistēma iegaumēs jūsu ievadītās jaunās izvēles nākamajiem rēķiniem.