Pardavimo sąskaitos faktūros gali būti importuojamos : XML formatu iš ERP sistemos (reikalavimai aprašyti API) arba Excel formatu. Importuojant excel formatu faile gali būti ne daugiau kaip 200 sąskaitų ir tik su viena eilute.
Prieš importuodami pardavimo sąskaitas faktūras, turite nustatyti PVM kodus, kad būtų užtikrintas teisingas importuojamų pardavimo sąskaitų faktūrų PVM tarifas (taip pat žr. skyrių PVM kodų nustatymas).
Norėdami importuoti pardavimo sąskaitas rankiniu būdu, spauskite Pardavimai -> Importas iš failo, pasirinkite importavimui skirtą failą ir spauskite Pradėti failo importą.
Prieš importuodami sąskaitas faktūras esančias Excel, įsitikinkite, kad Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimai Jūsų įmonei yra aktyvuoti ir, kad Gavėjų pasirinkimai yra nustatyti. Jeigu nenorite naudotis Tiekėjų ir gavėjų pasirinkimais, turėsite rankiniu būtu pridėti informaciją prie siuntimo kanalo kiekvienoje sąskaitoje faktūroje po importo. Finbite sąskaitų centras palaiko sąskaitų faktūrų importą iš Excel, kai sąskaitoje faktūroje yra tik viena eilutė. Excel failo pavyzdys yra pateikiamas čia: Pardavimai -> Importas iš failo.
Excel faile informacija apie kiekvieną sąskaitą faktūrą turi būti įrašoma kiekvienoje failo eilutėje atskirai, pradedant nuo trečiosios eilutės. Iš viso įmanoma importuoti ne daugiau kaip 200 sąskaitų faktūrų vienu kartu. Visi failo laukeliai yra privalomi. Jeigu faile trūksta informacijos, importas nepavyks. Turi būti užpildomi šie laukeliai:
Siuntėjo banko sąskaitos numeris – Jūsų įmonės banko sąskaitos numeris, į kurią klientas turėtų pervesti pinigus;
Sąskaitos faktūros gavėjas – įmonė arba asmuo;
Gavėjo įmonės kodas/asmens kodas;
Gatvė/namas/butas – įrašykite gatvės pavadinimą, namo ir buto numerį;
Miestas/Gyvenvietė – įrašykite miesto/gyvenvietės pavadinimą;
Pašto kodas;
Mokėjimo identifikatorius – įrašykite unikalų pirkėjo ID kodą esantį apskaitos sistemoje ar nurodytą sutartyje su pirkėju, pvz., kliento kodą, asmens kodą, buto numerį ir pan.;
Sąskaitos faktūros eilutės aprašymas;
Sąskaitos faktūros nr.;
Sąskaitos faktūros data;
Apmokėti iki;
Visa sąskaitos faktūros suma (Bruto suma) – įrašykite sąskaitos faktūros sumą, įskaitant PVM;
PVM% – įrašykite PVM procentą skaitine verte, be % ženklo;
Kai sąskaitas faktūras importuojate Excel formatu, prie Sąskaitos faktūros būsena po importo pasirinkite Importuota. Būsena Importuota reiškia, kad sąskaita faktūra dar nėra išsiųsta ir po importo ją galima redaguoti prieš išsiunčiant. Būsena Išsiųsta reiškia, kad sąskaita faktūra buvo automatiškai išsiųsta klientui, kai baigėsi importas. Excel ir HansaWorld formato sąskaitų faktūrų po importo negalima išsiųsti automatiškai. Būseną Išsiųsta galima rinktis tik importuojant bankų asociacijos e-sąskaitos formatu (XML) formatu.
Pasibaigus importui, bus rodomi importo rezultatai. Jei failas tvarkingas, bus rodomas į pardavimo sąskaitų faktūrų sąrašą pridėtų pardavimo sąskaitų faktūrų skaičius. Jei faile yra klaidų, importo metu nei viena sąskaita faktūra nebus įkelta. Bus rodomas pranešimas, kad importo metu buvo rasta klaidų. Patikrinkite sukurtą failą, atlikite pakeitimus ir pamėginkite importuoti failą dar kartą.
Svarbu! Importuojamas failas turi būti .xls formato failas. Sistema nepalaiko .xlsx formato.