Automatinis korespondavimas (Smart Accounting) pagal sąskaitos eilutes
Vadove paaiškinama, kas yra automatinis korespondavimas pagal sąskaitos eilutes, kaip jis veikia, taip pat kaip jį nustatyti ir naudoti kasdienėje veikloje.
Kas yra automatinis korespondavimas pagal sąskaitos eilutes?
Automatinis korespondavimas, arba „Smart Accounting“, yra išmanioji funkcija, kuri atpažįsta naujos gautos sąskaitos eilutes pagal to paties tiekėjo ankstesnių sąskaitų eilučių aprašymus ir automatiškai užpildo buhalterinius duomenis (Sąskaitą ir Dimensijas).
Pagrindinės savybės ir logika:
Išmanusis teksto atpažinimas: Eilučių atitikimas nustatomas pagal eilutės aprašymą (o ne pagal jos eilės numerį). Sistema supranta panašias aprašymų taisykles — pavyzdžiui, tekstai „Ryšio paslaugos - Gegužė“ ir „Ryšio paslaugos - Birželis“ atpažįstami kaip ta pati paslauga.
Atmintis pagal tiekėjus: Sistema analizuoja tik to paties tiekėjo ankstesnes sąskaitas konkretaus pirkėjo kontekste.
Vertinimas eilutė po eilutės: Kiekviena sąskaitos eilutė vertinama atskirai. Jei sąskaitoje yra, pavyzdžiui, 3 eilutės, sistema gali automatiškai užpildyti 2 eilutes, o 1 eilutę palikti tuščią.
Automatinis mokymasis: Sistema mokosi iš kiekvieno veiksmo. Jei rankiniu būdu pakeičiate sistemos pasiūlytas sąskaitas ar dimensijas, sistema įsimena naujus pasirinkimus kitoms sąskaitoms.
Taisyklės ir išankstinio užpildymo prioritetas
Užpildydama duomenis sistema vadovaujasi šiomis taisyklėmis:
Automatiniai šablonai: Jei klientui / tiekėjui yra nustatytas automatinio korespondavimo šablonas, visada taikomos šablono taisyklės. Tokioms sąskaitoms išplėstinis automatinis korespondavimas nepasileidžia ir neperrašo šablono duomenų.
Automatinis atpažinimas: Jei automatinis šablonas nenurodytas, paleidžiama istorinių duomenų analizė ir sistema užpildo laukus remdamasi ankstesnėmis gautomis sąskaitomis.
Atkreipkite dėmesį: Aktyvavus automatinį korespondavimą, mygtukas „Taikyti šabloną“ sąskaitoje tampa nepasiekiamas. Sistema pati mokosi koresponduoti sąskaitas darbo eigoje.
Nustatymas (Kaip įjungti?)
Norėdami aktyvuoti funkciją, atlikite šiuos veiksmus:
Eikite į meniu: Bendra informacija -> Sąskaitų nustatymai -> Pirkimo sąskaitų nustatymai.
Suraskite bloką Korespondavimas.
Aktyvuokite parinktį: Išplėstinis automatinis korespondavimas pagal sąskaitos eilutes.
Naudojimas žingsnis po žingsnio
1 žingsnis: Sąskaitos atidarymas ir automatinis atpažinimas
Atidarius naują pirkimo sąskaitą, sistema pirmiausia patikrina, ar yra automatinis šablonas.
Jei šablono nėra, sistema analizuoja tiekėjo istorinius duomenis ir užpildo atitinkamus laukus.
Vizualinė užuomina: Automatiškai užpildyti laukai „Sąskaita“ ir „Dimensija“ vizualiai išskiriami kitokia fono spalva.
2 žingsnis: Automatinių korespondencijų išsaugojimas
Svarbi taisyklė: Jei sąskaitos ir dimensijos buvo pridėtos naudojant automatinį atpažinimą, sąskaitą būtina išsaugoti prieš tolesnį apdorojimą ar rankinį papildymą, kad sistemos pasiūlyta korespondencija užsifiksuotų.
3 žingsnis: Trūkstamų arba naujų eilučių užpildymas rankiniu būdu
Jei sąskaitoje yra naujų eilučių arba sistema neranda atitikmens eilutės aprašymui, sąskaitos ir dimensijų laukai lieka tušti.
Veiksmų tvarka:
Išsaugokite esamas (automatiškai užpildytas) korespondencijas naudodami mygtuką „Išsaugoti“ sąskaitos pabaigoje.
Rankiniu būdu užpildykite likusius tuščius laukus.
Dar kartą išsaugokite sąskaitą. Sistema įsimins jūsų įvestus naujus pasirinkimus kitoms sąskaitoms.